Tender Office

Tenders beantwoorden, is voor vele corporate organisaties een “pain in the ass”. Wij hebben een concept ontwikkeld dat werkt. 

Start Tender Office

Tender Office

Tenders beantwoorden, is voor vele corporate organisaties een “pain in the ass”. Wij hebben een concept ontwikkeld dat werkt.

Start Tender Office.

Tender Office

Vaak zien we dat bij corporate organisaties er geen duidelijk tender proces is. Binnenkomende aanvragen worden ad hoc afgehandeld door account managers. Er is geen eenduidig proces of centraal punt waar tenders worden behandeld. Ook is er geen kwalificatiemethode afgesproken, waardoor de account manager dus vrij is om de tender naast zich neer te leggen en zijn dagelijkse werkzaamheden te vervolgen. Op deze manier laten corporate organisaties veel geld liggen, dat loopt vaak in de tientallen miljoenen. Wat is het dan toch waarom hier niets mee wordt gedaan?

Er wordt wel eens gezegd dat account managers gewoonweg te ‘lui’ zijn om eraan te beginnen. Dat is zeker niet zo, wel is het dat de administratieve rompslomp die de beantwoording met zich meebrengt gigantisch is en vaak volledig op de schouders van de account manager rust, waardoor hij wel twee keer nadenkt om hieraan te beginnen. Immers klanten gaan voor. Maar wanneer je je tender office goed inricht, krijg je juist meer tevreden klanten en zeker meer deals.

Xcellence heeft met succes een concept ontwikkeld wat zich heeft bewezen. Gemiddeld behalen we 30% meer omzet YtD.

Het inrichten van het Xcellence Tender Office bestaat uit 5 stappen:

Voorbeeld van wat klanten ons vragen:

“Wij verliezen 84% van alle binnenkomende tenders boven 1Mio$ en we weten niet hoe dat komt.”

“RFP’s doen we hier niet, want we hebben niemand die de lead kan nemen.”

“Onze bid desk levert alleen een template aan en wat algemene teksten in het Engels en verder doen ze eigenlijk niets om ons te helpen.”

Voorbeeld van wat klanten ons vragen:

“Wij verliezen 84% van alle binnenkomende tenders boven 1Mio$ en we weten niet hoe dat komt.”

“RFP’s doen we hier niet, want we hebben niemand die de lead kan nemen.”

“Onze bid desk levert alleen een template aan en wat algemene teksten in het Engels en verder doen ze eigenlijk niets om ons te helpen.”

Tender Office

Vaak zien we dat bij corporate organisaties er geen duidelijk tender proces is. Binnenkomende aanvragen worden ad hoc afgehandeld door account managers, maar er is geen eenduidig proces of centraal afhandelingspunt.  Ook is er geen kwalificatiemethode afgesproken, waardoor de account manager dus vrij is om de tender naast zich neer te leggen en zijn dagelijkse werkzaamheden te vervolgen. Op deze manier laten corporate organisaties veel geld liggen, dat loopt vaak in de tientallen miljoenen. Wat is het dan toch waarom hier niets mee wordt gedaan?

Er wordt wel eens gezegd dat account managers gewoonweg te ‘lui’ zijn om eraan te beginnen. Dat is denken wij niet zo, wel is het zo dat de administratieve rompslomp die de beantwoording met zich meebrengt gigantisch is en vaak volledig op de schouders van de account manager rust, waardoor hij wel twee keer nadenkt om hieraan te beginnen. Kortom men gelooft niet dat de kosten tegen de baten opwegen.

Xcellence heeft met succes een concept ontwikkeld wat werkt.

The XC Tender Office. Het inrichten van het Tender Office bestaat uit 5 stappen:

1. De Blue Print.

We maken een blauwdruk die het tender proces duidelijk in kaart brengt. Dit proces bestaat uit 3 fasen: kwalificatie, coördinatie en review. Het laat zien wie wat precies wanneer dient te doen, welke afhankelijkheden er zijn, waar de risico’s zitten en met welke tools en systemen er wanneer in het proces dient te worden gewerkt. Zo is er voor iedereen duidelijkheid hoe een tender af te handelen en op tijd in te dienen. Succes verzekerd! 

2. Design fase.

We ontwikkelen de nodige tools en passen de bestaande systemen daar waar nodig aan. Alle zaken in de beantwoording die kunnen worden gestandaardiseerd, worden gestandaardiseerd en belegd in de organisatie. Dit scheelt enorm veel tijd (en geld) voor de account managers. Die kunnen weer hun tijd aan de klanten besteden.

3. Testing.

Bij het uittesten van het proces, wordt er nauw door Xcellence samengewerkt met het account team. Wij nemen feitelijk op dat moment de rol van sales/bid manager over. Door onze jarenlang sales management ervaring een surplus.

4. Implementation.

Er worden duidelijke KPI’s afgesproken, zodat het nieuwe proces zich ook in termen van omzet bewijst.

5. Roll-Out

We maken de blue print zo dat deze, bij succes in een land verder internationaal kan worden uitgerold. Per land zal Xcellence waar nodig locale teams begeleiden al dan niet met derden.

Tender Office in München voor Europa
– 24Mio EUR YtD

Tender Office in Nederland als Global Best Practice; 13Mio$ additional revenue YtD

De hit rate voor RFP’s was bij EMC ‘dramatisch slecht’: Ellens bemoeienissen hebben het resultaat met tientallen procenten verbeterd.”

  • Frans Rahms, ex-VP Europe North bij EMC